COUPA

Vážení obchodní partneři,

v rámci zdokonalení procesů nákupu, objednávání a plateb spustila společnost společnosti Albert Česká republika s.r.o. provoz P2P (Purchase to Pay) systému “Coupa”.

Zavádění dodavatelů do nového systému bude probíhat postupně po vlnách do poloviny roku 2019. Dodavatelé spadající do jednotlivých vln budou včas kontaktování s informacemi ohledně přechodu na nový systém.

Albert P2P systém

Nový způsob práce se bude týkat všech produktů a služeb neurčených k dalšímu prodeji (NFR produktů a služeb) a bude vám přinášet následující výhody:

usnadní zaměstnancům Alberta objednávat vaše produkty a služby online
usnadní vám přijímat objednávky produktů a služeb online* nebo prostřednictvím emailu
umožní vám zasílat faktury v elektronické podobě
umožní přiložit k faktuře jakýkoli soubor (tabulku, pdf, obrázek atd.)
umožní vám sledovat průběh odbavení vaší faktury online*
urychlí zpracování vaší faktury a zajistí tak včasnou platbu
umožní vám sledovat informace o platbě online*

Důležitou změnou je zásada, že jakákoli fakturace z vaší strany může nastat pouze na základě závazné objednávky ze strany Alberta vystavené prostřednictvím systému Coupa. Albert nebude schopen zpracovat žádné platby ani přijmout dodávky bez odkazu na číslo objednávky uvedeného na faktuře a dodacích listech. Zboží a služby dodané s dokumenty, které nebudou uvádět číslo objednávky, nemohou být jednoznačně přiřazeny ke správné objednávce, což povede k výraznému zpoždění platby, nebo dokonce k neuhrazení faktury.

* - pro dodavatele využívající dodavatelský portál Coupa (CSP)

Podmínky fakturace

Způsoby, kterými můžete zasílat vaše faktury jsou uvedeny dále v manuálech (prosím zasílejte každou fakturu pouze jednou za použití jednoho způsobu dle manuálů - preferovanou variantou je fakturace skrze CSP).

Pozor: Pro náš účetní systém budou závazné pouze údaje, které vyplníte při zasílání faktury do systému Coupa (prostřednictvím linku z emailu nebo dodavatelského portálu). Údaje z vašeho přiloženého dokumentu jsou pouze informativní a nebudou z naší strany brány v potaz. Scan vašich dokumentů (faktury, dodacího listu atd.) je ale nutné přiložit vždy!

Splátkové kalendáře a zálohové faktury nesmí být zasílány systémem, pouze mailem na adresu: ahold_czech.invoices_non_trade@genpact.com.

Další kroky: Buďte ve spojení s vaší kontaktní osobou za Albert

Můžete být kontaktováni vaším partnerem z Alberta za účelem ověření vašich firemních a kontaktních údajů. Bude vás kontaktovat pracovník ABD (Assisted Buying Desk) který vás pozve k zapojení do CSP (dodavatelského portálu) a pomůže vám v případě nejasností, aby pro vás byl přechod do nového systému pokud možno hladký. Další možností práce se systémem Coupa je i integrace vašeho vnitrofiremního software s Coupa pomocí cXML. V případě, že projevíte zájem o tuto integraci, spojí se s vámi určenou osobou specialista z Coupa Support teamu.

Pro podporu ohledně funkčnosti systému, nebo případné změny vašich kontaktních údajů (email, jméno kontaktní osoby, název firmy, IČO, bankovní spojení atd.) můžete kontaktovat Albert Help Desk (ahlc@albert.cz).

S pozdravem

Coupa Team Albert Česká republika s.r.o.

Dokumenty ke stažení

Fakturace prostřednictvím COUPA dodavatelského portálu (CSP)

Fakturace prostřednictvím objednávkového e-mailu

Průvodce objednávkou

Prohlášení Prodávajícího o bankovním účtu

Prohlášení Pronajímatele o bankovním účtu

Návod na fakturaci prostřednictvím COUPA dodavatelského portálu